إن استخدام الردود التلقائية في واتساب للأعمال يساعد الشركات في تقديم خدمة سريعة وفعّالة للعملاء، خاصة في الأوقات التي تكون فيها غير متاح للرد على الرسائل فورًا. يمكنك إعداد هذه الردود بطريقة سهلة ومباشرة داخل تطبيق WhatsApp Business. في هذه المقالة، سنتناول كيفية إعداد الردود التلقائية وأفضل الرسائل التي يمكنك استخدامها على التطبيق.
إعداد الرد التلقائي على رسائل واتساب للأعمال
في تطبيق WhatsApp Business، يمكنك تحديد نوع الرد التلقائي الذي يناسب متطلبات عملك. يتوفر لديك ثلاث خيارات رئيسية:
- خارج ساعات العمل
- دائمًا
- في أوقات محددة
إذا كنت قد حددت ساعات العمل مسبقًا في التطبيق، يمكنك تفعيل الرد التلقائي فقط خلال هذه الفترة. بهذه الطريقة، سيظهر لعملائك ساعات عملك عند زيارة ملفك الشخصي. يمكنك أيضًا تحديد من سيرسل لهم الرد التلقائي، سواء كانت جهات الاتصال فقط أو الجميع.
خطوات الإعداد:
- افتح التطبيق واضغط على النقاط الرأسية الثلاث في الزاوية العليا اليمنى.
- اختر “الإعدادات” ثم “إعدادات العمل” ثم “رسالة بالخارج”.
- قم بتفعيل خيار “إرسال رسالة بعيدا”.
- أدخل النص الذي تريد أن يتم إرساله للعملاء.
- حدد نوع الجدول الزمني لظهور الرد التلقائي.
- حدد المستلمين الذين سيستلمون الرد.
كيفية إعداد الرد التلقائي على رسائل واتساب للأعمال باستخدام Trengo
إذا كانت أعمالك أكبر من أن تتم إدارتها عبر تطبيق WhatsApp Business العادي وتحتاج إلى التواصل مع فريقك عبر WhatsApp، فإن الحل الأمثل هو استخدام واجهة API الخاصة بواتساب للأعمال. توفر هذه الواجهة خيارات أوسع لإدارة الرسائل وتعيين الردود التلقائية بطرق مرنة.
إعداد الرد التلقائي عبر Trengo:
- انتقل إلى إعدادات Trengo، ثم اختر “الأتمتة” و”الردود التلقائية”.
- اضغط على علامة “+” الخضراء.
- اختر واتساب كقناة تواصل.
- حدد توقيت الرد التلقائي.
- أدخل الرسالة التي تريد إرسالها.
- لا تنسَ حفظ التعديلات.
يسمح لك Trengo بتعيين الردود التلقائية بناءً على وقت عملك، أيام العطل، أو حتى إذا كنت تعمل على أكثر من قناة تواصل واحدة مثل Facebook Messenger أو الدردشة الحية.
ماذا يجب أن تكتب في رسالة الرد التلقائي في WhatsApp؟
عند كتابة رسائل الرد التلقائي، عليك أن تكون صريحًا وتوضح متى سيتم الرد على العميل. يجب أن تبين بوضوح الوقت الذي يمكنهم فيه توقع استجابة. إليك بعض النصائح:
- كن صادقًا في تحديد وقت الرد.
- تجنب الرسائل الرسمية جدًا؛ اختر لغة غير رسمية وسهلة.
- اجعل الرسالة قصيرة ومباشرة، مع إضافة أي معلومات قد تساعد العملاء (مثل رابط إلى مركز المساعدة أو صفحة الأسئلة الشائعة).
30 عينة من رسائل الرد التلقائي على واتساب للأعمال
الآن، بعد أن تعرفت على كيفية إعداد الردود التلقائية، إليك 30 نموذجًا يمكنك استخدامها لتحسين تجربة عملائك.
رسائل الرد التلقائي العامة:
- “شكرًا على رسالتكم! سنعاود الاتصال بك في غضون 24 ساعة. أطيب التحيات، فريق [اسم الشركة].”
- “مرحبًا! أهلاً بك في [اسم النشاط التجاري]. سنعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن. في هذه الأثناء، يمكنك التحقق من مركز المساعدة هنا: [رابط].”
- “مرحبًا! أردنا أن نعلمك أننا تلقينا رسالتك وسنتواصل معك قبل إغلاقنا في [الوقت].”
- “شكرًا للتواصل معنا عبر WhatsApp. سنعاود الاتصال بك قريبًا. في هذه الأثناء، يمكنك زيارة صفحة الأسئلة الشائعة هنا [رابط].”
- “مرحبًا! سعيد لرؤيتك. هل تعلم أن لدينا خصمًا بنسبة 50٪ على جميع منتجاتنا؟ الرمز هو XXXX. إذا كانت لديك أي أسئلة، نحن هنا للمساعدة.”
- “مرحبًا! مرحبًا بك في [اسم نشاطك التجاري]. تلقينا رسالتك وسنتواصل معك قريبًا.”
- “شكرًا على تواصلك معنا. نحن خارج المكتب الآن، لكننا سنعود إليك في أقرب وقت ممكن.”
- “مرحبًا! نحن مشغولون الآن ولكن سنتواصل معك في [وقت محدد]. شكرًا لصبرك!”
- “مرحبًا! لدينا بعض التأخيرات اليوم بسبب الطلبات العالية. سنعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن.”
- “شكرًا لتواصلك! نحن نعمل حاليًا على رسائل متعددة، سنعاود الاتصال بك في غضون [مدة].”
رسائل للمتابعة:
- “شكرًا على رسالتك! نحن في انتظار المزيد من التفاصيل منك. سنعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن.”
- “مرحبًا! نحتاج إلى مزيد من المعلومات من جانبك لنتمكن من مساعدتك بشكل أفضل.”
- “مرحبًا! نحن في [اسم النشاط التجاري] نقدر اهتمامك. سنعود إليك قريبًا لمساعدتك في حل أي مشكلة.”
- “مرحبًا! نحن الآن مشغولون ولكن سنعاود الاتصال بك قريبًا. شكرًا لصبرك!”
رسائل خلال ساعات العمل:
- “مرحبًا! شكرًا للتواصل معنا. نحن متاحون الآن للإجابة على أسئلتك.”
- “مرحبًا! نحن في المكتب الآن وسنقوم بالرد على رسالتك في أقرب وقت ممكن.”
- “شكرًا للتواصل معنا! نحن متاحون الآن وسنساعدك في أقرب وقت.”
رسائل خاصة بالعروض:
- “مرحبًا! لدينا عرض خاص اليوم: خصم 20% على جميع المشتريات. استخدم الكود [رمز العرض] عند الدفع.”
- “شكرًا لتواصلك! لا تنسى الاستفادة من خصم [نسبة الخصم] على جميع المنتجات. عرض ساري حتى [التاريخ].”
- “مرحبًا! لدينا عروض رائعة اليوم! احصل على خصم يصل إلى [النسبة] عند شراء [منتج].”
رسائل غير رسمية:
- “مرحبًا! نحن بعيدون قليلاً، ولكن لا تقلق سنرد عليك قريبًا.”
- “أهلاً بك في [اسم الشركة]! نحن في طريقنا للرد عليك قريبًا.”
- “شكرًا على رسالتك! نحن مشغولون حاليًا ولكن سنتواصل معك في أقرب وقت.”
رسائل خارج ساعات العمل:
- “مرحبًا! نحن خارج المكتب الآن، لكننا سنعاود الاتصال بك في أقرب وقت.”
- “أهلًا! نحن مغلقون الآن، ولكن سنتواصل معك عندما نفتح أبوابنا مرة أخرى.”
رسائل عندما تكون مشغولًا:
- “مرحبًا! نحن نعمل على العديد من الرسائل الآن، سنعود إليك في أقرب وقت ممكن.”
- “مرحبًا! نحن مشغولون في الوقت الحالي، ولكننا سنتواصل معك قريبًا.”
رسائل في أيام العطل:
- “مرحبًا! نحن في عطلة اليوم، ولكن سنتواصل معك فور عودتنا.”
- “مرحبًا! نحن مغلقون اليوم بسبب [العطلة]، ولكن سنتواصل معك غدًا.”
- “مرحبًا! في الوقت الحالي، نحن خارج المكتب بسبب [السبب]. سنعود إليك في أقرب وقت.”
